Notre client est spécialisé dans la médiation sociale. L’entreprise compte environ 300 personnes, dont 25 travaillent au siège social (direction, comptabilité, RH, marketing, communication …etc). Les anciens locaux sont plus grands que le futur plateau de travail, mais très fortement cloisonnés, avec certains bureaux sans fenêtres, des éclairages obsolètes et une organisation fonctionnelle qui entrave le travail.
Un travail collaboratif et transversal des membres de l’équipe
Le projet consiste à réaménager un plateau de bureaux occupé avant par la CRAM, au cœur de Lille, près de la gare Lille-Flandres, au premier étage d’un immeuble des années 1920-1930, et organiser le déménagement de l’entreprise à la suite des travaux. L’espace initial était très fortement cloisonné également, avec la particularité d’être étroit et tout en longueur. Après travaux, ce nouvel espace de travail doit être ouvert, lumineux, accueillant, et favoriser le travail collaboratif et transversal des membres de l’équipe, tout en offrant des conditions de travail optimales : insonorisation, bulles de réunion, cabine téléphoniques …etc.
Au RDC, environ 150 m2 de bureaux sont réaménagés en un espace de co-working, avec salles de réunion équipées en projection numérique, mini-lounge, cuisine, vestiaire-douche, …etc. Ces espaces sont destinés au travail collaboratif, mais aussi aux formations, et autant utilisés par CITEO (dont l’équipe est installée juste au-dessus), que par d’autres personnes venant de l’extérieur, quelle que soit leur activité. L’objectif étant de favoriser les synergies entre CITEO et son environnement économique immédiat, faciliter les rencontres, les opportunités.
Des délais très courts !
Les délais de réalisation du projet étaient très courts : la décision de déménager était prise en Janvier 2018, pour un déménagement effectif mi Juin. Nos méthodes de co-design ont permis de compresser les délais de conception, d’échanges et de validations de tous les aspects du projet (fonctionnement, entretien, ambiances, …etc), tout en impliquant l’ensemble des collaborateurs, des premières solutions proposées, à l’aménagement final retenu.
Travaux et conception collaboratifs
Les entreprises ont été sélectionnées dès le démarrage de l’opération, et sont entrées de suite dans la logique de conception collaborative. Ainsi, nous avons pu travailler ensemble très rapidement pour optimiser les différents éléments du projet (sols, agencements, éclairages …) en parallèle des validations client. Nous avons donc préparés les travaux très en amont du chantier, à la fois pour la fabrication en atelier (ex : les meubles) et pour la mise en œuvre (ex : les sols, l’éclairage).
Une fois lancés, les travaux se sont déroulés plus facilement, chacun sachant précisément ce qu’il a à faire.
Mobilier et agencement
Nous avons assisté notre client dans le renouvellement de l’ensemble de son mobilier, via un agencement adapté, modulable et en partie mobile, mis au point avec les collaborateurs de CITEO lors d’ateliers participatifs dédiés.
Anticiper le déménagement, transformer la culture organisationnelle de CITEO
Le déménagement a été anticipé et géré en complément des travaux, par Sophie DELEBARRE, en « assistante++ à MO », de sorte qu’entreprises et architectes ont pu se concentrer sur leurs métiers respectifs et livrer un espace « prêt à travailler ». Son rôle était aussi de transformer la culture organisationnelle de CITEO, de sorte que les (mauvaises) habitudes de travail prises dans leurs anciens locaux, ne soient pas reproduits dans leurs nouveaux bureaux (ex : l’amoncellement de paperasse sur les tables, faute d’une méthode d’archivage structurée …), au risque d’anéantir en quelques mois tous les efforts d’ergonomie déployés en conception.
L’objectif de cette démarche d’anticipation était de maintenir la performance d’usage dans le temps des bureaux, et de garantir l’évolutivité des lieux.
Caractéristiques principales
- ville : Lille
- technique : sols souples, éclairages led, plâtrerie
- chantier : Mai-Juillet 2018
- surface : 460 m2
